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勉強法

議事録係は、議事録のフォーマットさえ決めておけば苦痛ではありません

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議事録の書き方を教えます

「毎週ミーティングの議事録があって、それを後でまとめて提出する必要があり、苦痛だ」
という相談がありました。
忙しいので業務中に書けなくて、帰宅後に書いていると。
それでは気も休まらないでしょう。

私が行政書士としてお預かりする株主総会の議事録などは、既定の方法できっちり書く必要がありますが、
普段のミーティングの議事録は、要点がつかめればOKです。

そこで、今日は、普段のミーティングの議事録の書き方についてお話しします。
新社会人がはじめて議事録を任されるような季節でもあるしね。

まず、議事録は、後でまとめたりせず、会議の時に書いて送ってしまうといいです。

それをできるようにするには、聞いた話を整理する方法を持っておくことと、
議事録を書きやすいひな形を、自分用に持っておくのです。
自分にストレスのかからない書き方を追求しましょう。

コツが分かれば、議事録はあんまり悩むところがなくなります。
私が普段の議事録を書く時のやり方を公開します。

 議事録に書くことは3つだけ

打ち合わせで話し合われる(べき)内容は次の3点です。

①得られた情報
②今何が問題か?
③これから何をするのか?→誰が?

話を聞きながら、その都度頭で
「どうやって要約しようか」
「どうやってテキストを見栄え良くしようか」
とか考えていると、けっこうな思考力が必要で、ストレスもかかります。

しかし、「今、この3つうちの何番の話をしているか」を判断して
書き留めた内容に①~③の番号を振っていくだけであれば、考えることは急激に減ります。

議事録テンプレートを作っておこう

先ほど紹介した番号を記述する、ということも含めて、
自分なりに、楽に議事録が作れるテンプレートを用意しておくと楽チンです。

検索すると、無料でダウンロードできるような議事録のテンプレートがありますが、
ほとんどが議事録を効率よく書くのには向いていないものなので(笑)、お勧めしません。

私が使っている議事録フォーマットです。

議事録フォーマット

TODO
□この議事録テンプレートをEvernoteのInboxに貼る
□フォーマットに従って記録
□切り取って参加者にメールする
□Inboxから議事録を削除する

---以下を切り取って参加者にメールする---

【日時】

【企業/グループ】

【出席者情報】

【この記録の番号①②③についての見方】

①(情報提供者名)得られた情報
②今何が問題か?
③これから何をするのか?(担当者名)

#議題

ここに書く

議事録のフォーマットだけでなく、TODOとして手順も書いています。
これが目に付くことによって、考えることがぐっと減るのです。
議事録について考えることが極端に減るので、書きながらでも議題について参加することができます。

使用例

フォーマットに従うと、大体次の感じで出来上がるります。
あとは、そのままメールします。

【日時】
2018/04/29

【企業/グループ】
A会社

【出席者情報】
伊達さん、富澤さん、坂本

【この記録の番号①②③についての見方】

①(情報提供者名)得られた情報
②今何が問題か?
③これから何をするのか?(担当者名)

#イベントでのAR技術の使用について

(富澤)夏休みに工場の見学が行われるときにARの技術を使う予定がある①
工場内でARの映像を表示するのが可能か判断したい②
ARの仕様を確認して、実現可能か検討して、来週のMTGまでに報告(伊達)③

こんな感じです。「この記録の番号①②③についての見方」もそのままメールで送りましょう。
聞いた通りに書いて、それに番号振っていくだけなので、楽だというのが分かりますでしょうか。
もちろん、聞いた順番通りでなく、整理して順番を並べ替えるのもありです。

余談ですが、この方法で実際に会議に出てみると、ほとんど①しかつけられない会議が多いことに、新社会人も驚くことでしょう。
ただなんとなく開いている会議です。
大人もそんな感じなので、大丈夫だよ。新社会人。

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