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IT効率化

TODOリストは大量に書くとうまくいく

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TODOリストの自動化バンザイ


今まで、TODOリストは嫌いでした。
理由はカンタンで、書くのが面倒だったからです。
TODOを書くのは今でも面倒ですが、使ってこなかったのはもったいないことをしたと思います。

今、エクセルを使って、TODOリストを自動生成する試みをしています。
ファイルが起動されると、シートが自動生成され、毎日やることがリスト化されます。
週に一回やることも追加されます。毎週火曜日にやることだったら、火曜日に起動したときに追加されます。
どこにファイルがあって、何をしたらいいかもTODOリストに書いてあります。
ファイルの場所やURLについても、ディレクトリや、ショートカットが張ってあるので起動に迷いません。
「どこにあったっけな」と思い出す必要がなくなるのは、強力です。
徹底的にやろうと思います。
月一の請求書業務も追加する予定です。毎回やること、繰り返しやることはこれでいけます。

確定申告のような、毎年一回やることだと、さらに強力に時間短縮できそうです。
確定申告の保険の扱いなんて、毎年すっかり忘れたころにやってますからね。

自動化できるものと、自動化できないもの

もちろん、仕事の中には自動化できないものもあります。

毎回違ったことをする業務は自動化できません。
企画を考えることも、もちろんできません。

一から立ち上げる事業、始めて作るアプリだと、
「何を使って、どうしたらいいのか」から考える必要があります。
自分発のプロジェクトだと、締め切りも自分で決めないと、ずるずる伸びていきます。

こうした、「自分で作る仕事」の多くは、TODOリストを作ってみても、進みが遅く、その日のうちにこなしきれません。
何か月も時間がかかるうちに、そのうち興味が醒めてしまう・・・というのが
私のダメパターンです。

手がつかないものに手を付けるための、TODOの作り方

TODOリストを書いて、その日のうちにこなせないものの特徴が分かりました。
抽象的なものを書いていて、かつチェックを簡単に付けられない大きな項目にしていると、作業が進みません。

TODOを書いて、チェックをつけることなく繰越してしまったら、対策は二つです。

  • TODOの内容を名詞+動詞で書く
  • 抽象的なものを具体的に書く

TODOの内容を名詞+動詞で書く

人工知能に興味を持っている人は多いはずです。
でも、人工知能について勉強しようとして、TODOリストに「人工知能」と書いても、その行にチェックがつくことは一生ありません。
人工知能を学ぶのか、人工知能についてざっくりと知ればいいのか。機械学習のプログラミングをしたいのか。
動詞がつかないとふわふわしたままです。
動詞がないと、考える必要があるので、少なからずストレスがかかっているのです。
ストレスがあると、のろくなります。

動詞があると、思考を具体的にできます。
「人工知能についてざっくり知る」だと、アクションを具体的にしていくことができます。

抽象的なものを具体的に書く

TODOリストを具体的にすればするほど、とストレスが減ります。

「人工知能についてざっくり知る」だと、まだ具体的ではありません。
手につかなかったTODOリストの項目は、小さく分けられます。
「本屋で人工知能の本を読む」
「人工知能の本の感想をブログに書く」
だと何をしていいか分かります。

リストをもっと細かく分けられるかどうかは、
チェックがつけずに繰り越してしまったリストについて、
どうやって?と自問してみることです。
それにこたえられそうなものは、まだ分けられます。

結果、大量にTODOリストはできますが、この方がプロジェクトは進みます。
自分が達成させたい複雑で長期的なプロジェクトは、以下に大量に細かくTODOリストを書くかにかかってます。

でもTODOリストがめんどくさい?
TODOがロボット的で嫌いだった過去の自分に、今はこう言えます。

「TODOを使わず、次に何をするか、判断のたびに立ち止まって、頭を消費するのは、愉快ではない頭の使い方なんじゃないの?
TODOに出来そうなことは、さっさとTODOで終わらせてしまって、思考力は全部、TODOだとできないことに使う方が愉快なんじゃないの?」

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