はじめに、これはWindows用の記事です。
ワード、エクセルのファイルを横断して検索するソフトがほしかったので探しました。
ワードやエクセルのファイルでもgrep検索できるツールMiGrep2をみつけたので、その使用方法を紹介します。
これがあると、Word/Excellのファイル管理もらくらくです。
無料の契約書管理ツールを、誰にでも。
この記事を書こうと思ったきっかけについて。
私は、無料の範囲で、誰でも契約書の管理ツールが使えないものかと考えています。
契約書管理ツールは大企業用のもので、初期投資30万、年間50万、合わせて初年度80万円といったレベル。
IT助成金を使ったとしても、毎年使い続けるとなると、中小企業にはハードルが高いですね。
高額な契約書管理ツールを契約しなくても、G Suite、Git、ワード等を使いこなせば、契約書を管理する仕組みは無料で揃えられるのですよ。
もちろん勉強は必要ですが、それぞれが会社の独自ツールではないので、勉強したこともほかのことに生かせそうです。
何日かに分けて、その仕組みをお話ししていきます。
今日はその第一弾です。まずは、文書管理の基本、検索機能について。
高速でワード・エクセル内の検索をするフリーソフト
一般的には、契約書はワード形式で作られますよね。
それらを管理するには、ワードのファイル内の文章を、わざわざ開かなくても検索ができてほしいのです。
探せば、ワードの複数ファイルが一度に検索できるツールはたくさんあります。
miGrep2
grep検索。
ワード内文書の検索をするためには、xdoc2txtを設定する必要がある。
その点面倒だが、速いし、使用感は一番いい。
弊所で採用。
記事の後半でその設定方法を書きます。
SearchApp
grep検索。
ボタン等を押したときの反応が遅い。
検索中エラーっぽいメッセージが出た。
不安定なので仕様を見送る。
探三郎
インデックスを作って保存しておいて、インデックスを頼りに高速検索する仕組み。
初回にインデックス作成の待ち時間が長い。80GのHDDだったら一日かかるレベル。
今回は、待ち時間が長すぎて使用を見送るけど、インデックスが出来上がったら、
検索スピードは一番早くなるかも。
その他
他にも無料の検索ツールをいろいろ試しましたが、30ファイルで検索して2分かかったりするので、「ワードの文書管理ツール」と言う用途では使えませんでした。
miGrep2の設定方法
ダウンロードしてアプリケーションをインストールしたあとで、以下の設定をします。
１．xdoc2txtのファイルをダウンロードする
２．xd2txlib.dllを設置する
３．word文章が検索できるように設定する
xdoc2txtのファイルをダウンロード
xdoc2txtにアクセスして、
xdoc2txt 2.16.1 ( xd2tx2161.zip ) - x86(32bit)版をダウンロードします。
バージョンは変わるかもしれませんが、 x86(32bit)をダウンロードしてください。
xd2txlib.dllを設置する
ダウンロードしたファイルを解凍し、dllのフォルダにあるxd2txlib.dllを
C:\Program Files (x86)\MiGrep2
にコピーして配置します。
word文章が検索できるように設定する
miGrep2のオプション＞設定パネルで、
xdoc2txtを使用するを選択し、C:\Program Files (x86)\MiGrep2\xd2txlib.dll
のパスを指定します。
OKを押したら完了です。
検索してみた結果です。
30ファイルの契約書から「善良な」を探してみました。
30ファイルを一度に検索しても、1秒かからない。
すごい便利ですねー！
