作業は時間を図る前に分解してリスト化しておくとやる気が出る

作業は時間を図る前に分解してリスト化しておくとやる気が出る

「仕組み」仕事術 のリストをアップデートしよう

このブログでは何度か紹介している「仕組み」仕事術
作業かできることはリスト化して高速処理しようという主旨の本です。
出版から10年くらいたちますが、良い本です。

今日はこの本を参考に作った、行政書士業務で使用している作業 リスト を見直しました。
土日に働くのもどうかと思うけど、日々忙しいとアップデートする暇がなくなります。

今回見直すのは、業務でよりミスのでないようにアップデートする意味もありますが、もうひとつ、最近事務所に参加した補助者に、業務の流れをみてもらいたいなと思っていたことが大きな理由です。

リストはEvernoteを使うか?エクセルで作るか?

少し本旨からそれますが、ツールの話もしておこうと思う。
今はEvernoteを使ってリストを作っているけど、
リストを見直すにあたって、これは改めて迷った。
補助者はマイクロソフト製品をつかっているけど、まだEvernoteを使っていない。

エクセルもEvernoteもクセがあって、嫌いだ。

エクセルは拡張性があり、動作が安定している。しかしチェックボックスなどのオブジェクト操作にイライラする。

Evenoteは表を作るのは簡単だけど、バグが多いしショートカットの数が少なく、操作しづらい。

いつか、Evernoteの1ページにそのままエクセルが表示されるようなインターフェースになる日が来てほしいけど、難しいかですかね。

答えが出ないので「両方作ってみるべ」と思って、やってみたらすぐわかった。PC上で使用するのを前提としたチェックリストを作るには、エクセルだと圧倒的に使いづらい。顧客ごとにどんどん増えるような場合のファイル共有もやりづらい。

ということで改めてEvernoteで再調整をすることにした。

リストの実例を紹介

少しだけお見せすることにしよう。

以下は、産廃収集運搬業の問合せがあった場合の確認フロー(の途中)です。
このページはアプリ内リンクをショートカットバーに登録してあってすぐ移動できるようにしています。
毎回ノートをコピーして対応します。

次は申請用書類の手配をする流れの冒頭です。全部で30項目以上あります。
ラップタイムが書いてあるのが特徴です。

そう、リストを作るのはめんどいけど、リストを速くこなそうと思うのはあまり苦痛はないし、ちょっと早くやってみようという気になってくる。これが最大のメリット。

斎藤孝さんは自著で何度もストップウォッチで時間を計るだけで作業は早くなるといった趣旨のことを書いておりますが、確かにその効果はあると思いますが、何度も繰り返す作業については、何をすればいいかを都度思い出しながら作業している時間を計っても意味がないと思います。それでは、気ぜわしいだけだ。

このリストを使用して仕事をする注意点としては、ただ短いリストをこしらえても意味がなく、 「仕組み」仕事術 にあるように、何をするのか詳細を書いておくことがポイントとなる。

さて、補助者に受け入れてもらえるかな。

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